Jednym z obowiązków zarządcy wspólnoty mieszkaniowej jest sporządzenie sprawozdania finansowego za miniony rok kalendarzowy. Taki dokument powinien zostać przedstawiony mieszkańcom wspólnoty na wymaganym prawem spotkaniu rocznym wspólnoty zwołanym nie później niż przed zakończeniem pierwszego kwartału.
Czym jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe we wspólnocie mieszkaniowej to raport, który zawiera zestawienie dochodów i wydatków poniesionych na poczet utrzymania danej nieruchomości. Wydatki dzieli się na stałe oraz zmienne. Do tych pierwszych zalicza się m.in.:
- wynagrodzenie zarządcy
- koszty utrzymania czystości
- bieżąca konserwacja
- ubezpieczenie
- koszty za ogrzewanie
- koszty oświetlenia części wspólnych.
Wydatki zmienne natomiast to koszty remontów, napraw i modernizacji.
Ponieważ sprawozdanie finansowe zawiera przychody i wydatki, wiadomym jest, że należy odjąć wydatki od przychodów. Wynik tego działania również powinien znaleźć się w sprawozdaniu. Otrzymana liczba będzie wskazywać na nadwyżkę lub stratę.
Treść raportu finansowego
Raport finansowy musi być dokładny i przejrzysty, przedłożyć ma bowiem sprawozdanie z zarządu. Dobrze, by zawierał opisy objaśniające działania w nim zapisane.
Sprawozdanie powinno obejmować stawki naliczeń dla mieszkańców, czyli dane, na podstawie których wyliczone zostały przychody, a także zestawienie kosztów (faktury wystawione na wspólnotę).
Ponadto dokument taki musi wykazać kwoty z rachunku bankowego wspólnoty, kwoty nierozliczone oraz aktualny stan:
- funduszu remontowego
- zobowiązań wspólnoty
- nieściągniętych należności.
Omówienie sprawozdania finansowego
Aby omówić utworzone sprawozdanie finansowe oraz poddać je pod głosowanie, należy zorganizować roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej (jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś więcej na temat takiego zebrania, przeczytaj jeden z naszych artykułów). Wzór dokumentu powinien zostać wysłany do właścicieli lokali co najmniej tydzień przed zebraniem. Dzięki temu będą oni mogli dokładnie zapoznać się ze sprawozdaniem i przygotować do dyskusji na jego temat. Po omówieniu sprawozdania następuje głosowanie, na podstawie którego zostaje ono przyjęte albo odrzucone. Przepisy nie określają skutków odrzucenia sprawozdania finansowego.
Na zebraniu wspólnoty ustalane jest także, jak rozliczyć nadwyżki lub straty. Jedną z opcji jest przekazanie nadwyżek na fundusz remontowy lub pokrycie z niego strat (zobacz, czym jest fundusz remontowy). Jednak zazwyczaj nadwyżkę czy stratę rozlicza się na właścicieli lokali proporcjonalnie do udziału w nieruchomości wspólnej. O formie rozliczenia decydują członkowie wspólnoty mieszkaniowej.
Kto jest zobowiązany do podpisania sprawozdania finansowego? Otóż ten, kto je przygotował, czyli zarządca nieruchomości lub członkowie zarządu wspólnoty.
Podsumowanie
Konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego wynika z ustawy o własności lokali. Jest ono jedynie częścią sprawozdania rocznego, które powinno zawierać wszystkie działania podejmowane przez zarządcę związane z budynkiem w danym roku kalendarzowym. Prawo nie narzuca formy, w jakiej powinien zostać utworzony raport ani elementów, które powinien zawierać. Dlatego o wzorze tego dokumentu decyduje wspólnota.
