Każdy zarządca nieruchomości wie, że aby podjąć jakieś działanie wykraczające poza zakres zwykłego zarządu, należy przygotować specjalną uchwałę, poddać ją pod głosowanie właścicieli lokali i gotowe. W teorii brzmi prosto, prawda? Jednak administrowanie nieruchomościami, to bardzo często przedłużające się zbieranie głosów, a nawet nieraz utknięcie w martwym punkcie. Czy jest coś, co administrator nieruchomości może zrobić, aby zmobilizować właścicieli lokalu do oddania głosu? Okazuje się, że jak najbardziej.
Poznanie i zrozumienie przyczyny problemu
Pierwszym i chyba najważniejszym krokiem jest dobre poznanie wspólnoty mieszkaniowej, którą się opiekujemy i zrozumienie tego, co kieruje właścicielami lokali, którzy nie oddają swego głosu pod uchwałami. Czasami warto po prostu zapytać właścicieli lokali, którzy regularnie nie głosują nad uchwałami o powód ich działania. Odpowiedź może zaskoczyć zarządcę nieruchomości, ale może też okazać się, że przyczyna jest banalna i prosta do usunięcia.
Jakie są najczęstsze przyczyny tego, że właściciele lokali niechętnie głosują nad uchwałami wspólnoty mieszkaniowej?
- Małe zainteresowanie tematami dotyczącymi wspólnoty mieszkaniowej. Wielu właścicieli po prostu niezbyt interesuje się tym, co dzieje się poza ich mieszkaniami. Nie mają czasu ani chęci, by zaangażować się w jej sprawy. Co za tym idzie, nie biorą udziału w zebraniach ani nie czytają korespondencji lub czytają ją pobieżnie. Im większe wspólnoty, tym większa szansa na to, że to jest główna przyczyna. Problemu. Często właściciele lokali nawet nie mieszkają w tych mieszkaniach, więc uważają, że niezbyt ich to dotyczy.
- Przekonanie, że jeden głos niewiele się liczy, a inni i tak zagłosują. Wielu właścicieli lokali uważa, że ich pojedynczy głos niewiele zmienia, a przecież na zebraniach jest już tylu innych właścicieli, że spokojnie podejmą decyzję i poradzą sobie bez nich.
- Wspólnoty mieszkaniowe, w których w przeszłości doszło do silnych emocji, kłótni oraz innych problemów. W takich przypadkach najczęściej właścicielom lokali nie bardzo chce się podejmować temat i wolą się nie wychylać, żeby nie narażać się na problemy.
Działania, jakie może podjąć zarządca nieruchomości
Administrowanie nieruchomościami to również edukowanie właścicieli lokali, że ich głos jest ważny i tak naprawdę od ich działania lub braku działania zależy to, w jakim kierunku pójdzie cała wspólnota mieszkaniowa. Mieszkańcy powinni mieć świadomość, że to od ich działań w dużej mierze zależy to, czy nieruchomość będzie dobrze utrzymana, a co za tym idzie, jak będzie im się mieszkać i jaką wartość będzie miało ich mieszkanie.
Zarządca nieruchomości powinien również starać się dbać o dobre relacje z właścicielami lokali, tak by mógł śmiało, szczerze i otwarcie rozmawiać z nimi na różne tematy. A do zbierania brakujących głosów niezbędna jest również niezłomna konsekwencja.
Co można zrobić w praktyce, aby zebrać brakujące głosy?
Jeżeli większości głosów nie udało się zebrać na zebraniu, to kolejnym krokiem jest zbieranie brakujących głosów indywidualnie. Dobrze jest poprosić o to zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Można też poprosić o pomoc radę mieszkańców (przy czym warto pamiętać o tym, że jeśli nie są oni jednocześnie członkami zarządu, to nie mogą zbierać głosów). Sprawdzi się to jednak w tych wspólnotach mieszkaniowych, w których nie ma napięć między poszczególnymi właścicielami lokali.
Im więcej możliwości głosowania, tym większa szansa na zebranie głosów. W jaki sposób można ułatwić głosowanie właścicielom lokali? Powinniśmy pomyśleć o wszystkim i o wszystkich. Ważne, by można było zagłosować papierowo, elektronicznie, online przez specjalną platformę. Dobrze jest poinformować właścicieli o trwającym głosowaniu przez wywieszenie stosownego ogłoszenia w nieruchomości, a także można do skrzynek pocztowych wrzucić kartę do głosowania bądź umieścić je w widocznym dla wszystkich miejscu. Im mocniej „zbombardujemy” właścicieli lokali informacjami o głosowaniu, tym większa szansa, że w końcu oddadzą swój głos.
Jeżeli nadal niewiele to pomogło, to trzeba już przejść do indywidualnego działania. Można zacząć od wysyłania e-maili lub SMS-ów do konkretnych właścicieli, którzy nie zagłosowali. Powinny być one grzeczne, ale konkretne. Jeżeli je spersonalizujemy, czyli użyjemy imienia i nazwiska, to też trochę zwiększy szanse na to, że właściciel odda swój głos. Później można spróbować dzwonić do właścicieli lokali i przez rozmowę, spróbować zachęcić ich do głosowania.
