Na naszym blogu już wielokrotnie wyjaśnialiśmy, że to wspólnota mieszkaniowa jest właścicielem wszelkiej dokumentacji, która jej dotyczy. W związku z tym obowiązkiem administratora nieruchomości jest udostępnianie jej do wglądu każdemu właścicielowi, który takiego dostępu zażąda. Tak naprawdę w uzasadnionych przypadkach każdy właściciel lokalu ma prawo nawet zrobić sobie kopię takich dokumentów. Zarządca nieruchomości nie ma tutaj podstaw do tego, w jakikolwiek sposób tego zabraniać. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych również nie są przeszkodą do tego, by zainteresowany właściciel lokalu miał wgląd w dokumentację wspólnoty mieszkaniowej.
W dzisiejszym zabieganym świecie nie zawsze właściciel lokalu ma czas na to, by udać się do siedziby zarządcy nieruchomości – w której najczęściej przechowywana jest dokumentacja – aby fizycznie obejrzeć interesujące go dokumenty. Pojawia się więc pytanie: czy może on zażądać od zarządcy nieruchomości tego, by skany dokumentów wysłać mu drogą mailową? Czy administrator nieruchomości ma taki obowiązek i jeśli tego odmawia, to oznacza, że ma coś do ukrycia lub jest złośliwy? Niekoniecznie.
Czy jest to obowiązek administratora nieruchomości?
Zarządzanie nieruchomościami obejmuje obowiązek zapewnienia właścicielom lokali dostępu do dokumentów, jednak niekoniecznie obowiązkowe jest ich skanowanie i wysyłanie mailem.
Tak więc, jeżeli zarządca nieruchomości nie zgodzi się na wysłanie dokumentów mailem, to nie oznacza, że ma coś do ukrycia lub jest niemiły. Nie będzie to też podstawą do wypowiedzenia mu umowy. Oczywiście pod warunkiem, że zapewnia on dostęp do dokumentów w zwykły, fizyczny sposób.
Zarówno wspólnota mieszkaniowa, jak i zarządca nieruchomości muszą tutaj kierować się zrozumieniem i rozsądkiem. Wspólnota mieszkaniowa powinna być wyrozumiała i rozumieć, że jeżeli dobry zarządca nieruchomości ma pod swoją opieką wiele wspólnot mieszkaniowych, to gdyby za każdym razem miał skanować i wysyłać maile do osób tym zainteresowanych, to tak naprawdę mógłby spędzać na tym całe dnie. Z drugiej strony zarządca nieruchomości powinien rozumieć, że istnieją nagłe, nieprzewidziane i pilne sytuacje, w których na przykład zarządowi wspólnoty niezbędny jest praktycznie natychmiastowy wgląd w jakiś dokument i wtedy oznaką profesjonalizmu zarządcy nieruchomości będzie to, że postara się zrobić to jak najszybciej, właśnie drogą elektroniczną.
Czy można zapewnić wspólnocie dostęp elektroniczny do dokumentacji?
Co jednak w sytuacji, gdy większość właścicieli lokali chciałaby – ze względu na oszczędność czasu i inne korzyści – zapewnić sobie dostęp do dokumentacji elektronicznej? Czy jest możliwość, by zobowiązać do tego zarządcę nieruchomości? Zasadniczo da się to zrobić w dość prosty sposób. Należy zadbać o to, by taki obowiązek został zawarty w umowie podpisywanej z zarządcą nieruchomości. Jeżeli w umowie będzie zawarta informacja, że po wezwaniu administrator nieruchomości ma obowiązek wysłać dokument drogą mailową, to jeżeli nie będzie on wywiązywał się z tego obowiązku, to wspólnota mieszkaniowa będzie miała podstawy do tego, by wypowiedzieć umowę.
