Zarządca nieruchomości komercyjnych, a także administracja wspólnot mieszkaniowych Warszawa prowadzi codziennie wiele rozmów. Czasami bardzo przydatne byłoby dla nich, gdyby mogli nagrywać przebieg dyskusji. Może się to okazać pomocne w przypadku skomplikowanych negocjacji z dostawcami usług lub innymi podmiotami, które mogłyby skończyć się w sądzie – w takim przypadku nagranie byłoby przydatnym materiałem dowodowym. Czasem zdarzają się również właściciele lokali, którzy są konfliktowi i szukają dziury w całym, wtedy również nagrania byłyby pomocne. Czy jednak nagrywanie rozmów osobistych lub telefonicznych jest zgodne z przepisami RODO?
Zazwyczaj wymagana jest zgoda rozmówcy
Jak już pisaliśmy na naszym blogu, w myśl przepisów RODO dane osobowe to nie tylko wizerunek danej osoby, ale także jej zarejestrowany głos. Jest tak dlatego, że pozwala on w sposób niebudzący wątpliwości ustalić tożsamość konkretnej osoby. Aby móc nagrywać czyjś głos najlepiej by było uzyskać zgodę na to osoby nagrywanej. Taka zgoda powinna być udzielona przed rozpoczęciem nagrywania. Co więcej, musi być ona dobrowolna, jednoznaczna i świadoma. Co istotne, jednym z wyznaczników tego, czy zgoda była dobrowolna, jest między innymi to, czy od tej zgody nie zależy wykonanie umowy, np. świadczenie usług. Jeśli ktoś takiej zgody nie wyrazi, jego głos nie może być nagrywany.
Jest jeszcze inna podstawa do nagrywania rozmów. Określa ją art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który brzmi: „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą”. Może być to przydatne np. gdy konfliktowy właściciel lokalu często przeinacza fakty, czy rozpowszechnia kłamliwe zarzuty wobec zarządcy nieruchomości Warszawa. Aby jednak móc skorzystać z tego przepisu, należy przeprowadzić głębokie analizy, czy faktycznie interesy administratora danych osobowych przewyższają nad prawami osób nagrywanych.
Dodatkowe obowiązki administratora danych osobowych
Administrator danych osobowych również, jeśli chodzi o głos, musi być w stanie zrealizować różne prawa osób, których dane (nagrania głosu) posiada. Będą to m.in.:
- Prawo do uzyskania kopii jej danych osobowych;
- Prawo do sprostowania danych;
- Prawo do usunięcia danych.
Warto chwilę pochylić się nad kwestią uzyskania kopii danych osobowych przez osobę, której głos jest nagrywany. Prawo jednoznacznie wskazuje, że zarządca nieruchomości Warszawa, który jest administratorem danych osobowych, ma obowiązek wydać kopię danych osobowych na żądanie nagrywanej osoby. Nie musi on dawać dostępu do oryginalnego nośnika, na którym rozmowa jest nagrana, może udostępnić plik z nagraniem danych. Jeżeli na nagraniu występują również głosy innych osób, to powinny być one usunięte lub zniekształcone tak, by osoby te nie mogły zostać zidentyfikowane.
Więcej informacji na temat RODO wspólnoty mieszkaniowe Warszawa i nie tylko mogą znaleźć w tym artykule.
Gdyby chcieli Państwo skorzystać z usług doświadczonego zarządcy nieruchomości Warszawa, to zachęcamy do kontaktu.
