Jak przebiega proces przejmowania nieruchomości komercyjnej w zarządzanie?

Blog nieruchomości MAWEN

Część 2: Od poprzedniego zarządcy

Jak można było się dowiedzieć z naszego poprzedniego artykułu, sposób przejmowania w zarządzanie nieruchomości komercyjnej może się od siebie różnić. Jest to od uzależnione od tego, czy mamy do czynienia z obiektem nowym, czy też jest to obiekt, którego właściciel zadecydował o zmianie firmy zarządzającej (artykuł na temat tego, co powinna zrobić wspólnota mieszkaniowa, gdy zarządca działa źle, można znaleźć w tym miejscu). Zarządca nieruchomości komercyjnych może przejąć nieruchomość w zasadzie na trzy różne sposoby:

  • bezpośrednio od inwestora;
  • bezpośrednio od właściciela;
  • od dotychczasowego zarządcy nieruchomości Warszawa i kraj.

Ze wspomnianego już artykułu można się dowiedzieć, jak odbywa się przejęcie nieruchomości od inwestora. Dzisiaj natomiast skupimy się na tym, jak najlepiej przeprowadzić proces przejmowania zarządzania nieruchomością od poprzedniego zarządcy.

Przejmowanie nieruchomości od dotychczasowego zarządcy

Jest to proces o tyle skomplikowany, że trzeba zrobić wszystko, aby najemcy w zasadzie nie odczuli tego, że taka zmiana się odbyła. Niezbędne jest więc dopilnowanie, by proces zarządzania nie został zakłócony.

Cały proces rozpoczyna się oczywiście od podpisania umowy na zarządzanie z właścicielem nieruchomości (więcej na temat takiej umowy znajdziesz w tym miejscu). To właśnie z nim należy omówić plan przejmowania nieruchomości, od przygotowania którego w zasadzie powinien swoją pracę rozpocząć dobry zarządca nieruchomości komercyjnych. Powinien on zawierać harmonogram czynności, osoby, które będą za nie odpowiedzialne oraz terminy, których powinny dotrzymać. Dobrze jest też ustalić jak będzie przebiegał proces obiegu dokumentów, a szczególnie faktur. Jeżeli właściciel nieruchomości nie zmienił się, to należy pamiętać o zachowaniu ciągłości numeracji faktur. Dopiero potem można przystąpić do przejęcia nieruchomości wraz z całą dokumentacją.

Jeżeli chodzi o dokumentację budynku, która powinna zostać przekazana nowemu zarządcy nieruchomości Warszawa, to dobrze by było, by dotychczasowy zarządca przygotował kontrolną listę dokumentów, która pozwoli sprawdzić, czy wszystko zostało przekazane. Można wyszczególnić trzy rodzaje dokumentacji, które należy przekazać:

  • Dokumentacja finansowa – faktury przychodowe oraz faktury kosztowe. Wymaganym minimum jest ostatni rok obrachunkowy.
  • Dokumentacja techniczna – tu należy zwrócić uwagę na aktualność wpisów w książce obiektu budowlanego, zwłaszcza jeżeli chodzi o obowiązkowe kontrole i przeglądy budynku. Wymagane jest również przekazanie pozwolenia na użytkowanie budynku, pozwolenia wystawione przez Państwową Straż pożarną, Państwową Inspekcję Sanitarną, Nadzór Budowlany i tak dalej. Jeżeli stwierdzimy jakiekolwiek braki w dokumentacji, należy to odnotować. Zwolni to nas z odpowiedzialności, ale też pozwoli w przyszłości zaplanować uzupełnienie, jeżeli to możliwe, braków w dokumentacji.
  • Dokumentacja prawna – aktualny odpis księgi wieczystej, polisy ubezpieczeniowe, wypis z rejestru gruntów, deklaracja na podatek od nieruchomości, umowy z najemcami z dostawcami mediów wraz z załącznikami oraz aneksami.

W dniu, gdy przychodzi do fizycznego przejęcia nieruchomości, niezbędne jest przygotowanie protokołu zdawczo – odbiorczego budynku. Powinno się w nim umieścić adnotacje o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach, o przekazanych kluczach, pilotach i tak dalej, a także stan wszystkich liczników – zarówno tych ogólnych, jak i poszczególnych najemców.

Profesjonalny zarządca nieruchomości komercyjnych wyśle do najemców i usługodawców informacje o zmianie zarządcy. Wskazane byłoby również zorganizowanie spotkania zapoznawczego z najemcami oraz serwisem. Będzie to dobra okazja, aby zapytać ich o uwagi dotyczące dotychczasowego sposobu zarządzania nieruchomością i o ewentualne porady lub wskazówki.

Jak przebiega proces przejmowania nieruchomości komercyjnej w zarządzanie?

Wyszukaj tematu na blogu

Start typing and press Enter to search