Wspólnoty mieszkaniowe Warszawa i cała Polska zazwyczaj posiadają zarząd, gdyż jest on niezbędny do skutecznego zarządzania nieruchomością. Można rozróżnić zarząd właścicielski i powierzony (o tym jakie są między nimi różnice dowiesz się z tego artykułu). Jednak nawet jeśli nie wchodzimy w skład zarządu to jako właściciele lokali mamy sporo praw. Jednym z nich (w myśl art.29 ust. 3 ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994, który brzmi: Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu) jest możliwość kontrolowania pracy zarządu. Gdybyśmy chcieli taką kontrolę przeprowadzić to jak się do tego przygotować? Co w ogóle sprawdzić?
Jak doprowadzić do kontroli zarządu?
Zazwyczaj dobrze jest umówić z zarządem dogodny dla nas i dla niego termin kontroli. Warto zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem. Najwygodniej będzie na miejsce kontroli wybrać siedzibę zarządu, gdyż tam zazwyczaj znajdują się interesujące nas dokumenty. Pomocne będzie poinformowanie, jakie dokumenty będziemy chcieli przeglądać, tak by zarząd je dla nas przygotował. W myśl cytowanego już przepisu zarząd nie może odmówić nam wglądu w dokumenty. Jeśli będzie próbował to zrobić to w najlepszym wypadku będzie to świadczyło o nieznajomości przepisów z jego strony (co już jest niepokojące i poddaje w wątpliwość jego kompetencje do administrowania wspólnotami mieszkaniowymi). W najgorszym razie może zaś świadczyć o dużych nieprawidłowościach w funkcjonowaniu wspólnoty – wynikających z nieporządku lub nawet z oszustw, bądź działania na własną korzyść. O tym na czym nieuczciwy zarządca może próbować dodatkowo zarobić pisaliśmy tutaj.
Co sprawdzić i o co zapytać?
Podczas takiej kontroli możemy zażądać szczegółowych informacji i dokumentów mających związek z sytuacją finansową wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli mamy pytania co do zarządzania nieruchomością wspólną to mamy prawo uzyskać na nie odpowiedzi. Mamy również prawo przejrzeć dokumentację naszej wspólnoty mieszkaniowej, a nawet zrobić jej kopie. Prawo nie precyzuje zaś w jakiej formie te kopie mają być zrobione – w obecnej sytuacji przydatne może być na przykład zrobienie zdjęć interesujących nas lub budzących wątpliwości dokumentów. Podczas przeglądania tych dokumentów możemy na bieżąco zadawać pytania, jeśli coś wydaje nam się podejrzane, i mamy prawo oczekiwać wyjaśnień.
Jakie dokumenty warto skontrolować?
- Dokumentację księgową – faktury, wyciągi bankowe, informacje o zadłużeniach wszystkich właścicieli lokali (jak wygląda to pod kątem RODO przeczytasz w tym artykule);
- Rozliczenia zużycia mediów takich jak zimna i ciepła wody oraz centralne ogrzewanie;
- Polisy ubezpieczeniowe – wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia;
- Dokumentację techniczną – książkę obiektu budowlanego oraz protokoły z wymaganych prawem przeglądów okresowych wraz z zalecaniami pokontrolnymi;
- Dokumentację związaną z przeprowadzonymi remontami i modernizacjami budynku – zestawienie ofert, kosztorysy, rozliczenia i protokoły odbioru prac;
- Uchwały podjęte przez wspólnotę – protokoły z zebrań, listy obecności i karty do głosowania.
Jeżeli po takiej kontroli dojdziemy do wniosku, że zarząd działa źle to warto zapoznać się z tym artykułem odpowiadającym na pytanie co wtedy zrobić. Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi Warszawa i Polska jest sprawą wymagającą wiedzy i nie każdemu można je powierzyć.
