Windykacja to w znaczeniu dosłownym dochodzenie roszczeń. Można również zdefiniować ją jako dochodzenie własności przy pomocy środków określonych w obowiązujących przepisach prawa. W przypadku wspólnot mieszkaniowych będzie to działanie zmierzające do tego, by właściciele lokali uiścili zaległe zaliczki za utrzymanie nieruchomości. Zapewne każdy zarządca nieruchomości przyzna, że bywa to trudne. Okazuje się jednak, że przez odpowiednie podejście można zwiększyć swoją szansę na sukces w windykacji. Jakie więc administrator nieruchomości powinien mieć podejście do windykacji?
Skuteczna windykacja = windykacja systemowa
Aby windykacja była skuteczna, czyli prowadziła do rzeczywistego ściągnięcia zaległości i zapobiegała powstawaniu nowych należności, powinna być systemowa. Co to oznacza? Powinna być regularna, a nie przypadkowa. Powinna się składać z wypracowanych schematów, a nie być tworzona na bieżąco. Dobra windykacja to też różne, wzajemnie uzupełniające się działania, które są niezbędne do odniesienia sukcesu.
Jeżeli więc jesteś zarządcą nieruchomości, to zastanów się nad następującymi kwestiami związanymi z windykacją:
Czy mam ustalone dni w miesiącu lub tygodniu, kiedy księgowość zajmuje się windykacją długów należnych wspólnocie mieszkaniowej?
Chodzi o to, aby nie było to działanie przypadkowe. Czyli raz na jakiś czas odkrywamy, że we wspólnocie znajduje się wielu dłużników. Jeżeli księgowość nie będzie sprawdzała regularnie stanu finansowego wspólnoty, to może okazać się, że długi narosną do poziomu trudnego do wyegzekwowania w krótkim terminie, a nawet do utraty płynności finansowej.
Czy mam ustalony system windykacji – czyli zasady postępowania z dłużnikami, a także kierowania sprawy na drogę sądową?
Krótko mówiąc czy mamy ustalony sposób postępowania, a także, w jakim terminie będzie wykonywany każdy krok. Taki system windykacji powinien być ustalony z każdą wspólnotą mieszkaniową, jaką się zajmujemy. Nie w każdej wspólnocie mieszkaniowej musi być on identyczny. Oczywiście byłoby to wygodne dla zarządcy nieruchomości, ale czasami wspólnoty mieszkaniowe mogą mieć inne spojrzenie, które niekoniecznie jest gorsze. A to prowadzi nas do kolejnego pytania, które warto sobie zadać.
Jeżeli w różnych wspólnotach mam różne zasady windykacji to czy mam je spisane, aby w każdej ze wspólnot postępować zgodnie z ustaleniami?
Jak rozumiemy, będzie to szczególnie istotne dla tych zarządców nieruchomości, którzy mają w swoich zasobach wiele wspólnot mieszkaniowych z różnymi ustaleniami. Chodzi o to, by nie postępować wtedy rutynowo, a mieć pod ręką spisane metody działania dla konkretnej wspólnoty.
Czy mam ustaloną kancelarię prawną, do której kieruję sprawy sądowe?
Jeżeli jestem zadowolony ze współpracy z konkretną kancelarią, to po co ją zmieniać. Jeżeli współpracuję już dłuższy czas z jedną kancelarią, to możemy mieć wypracowane schematy działania ułatwiające pracę oraz oszczędzające czas. Być może uda się przy większej ilości spraw wypracować również korzystne ceny.
Czy wykorzystywany przeze mnie program księgowy pomaga mi w windykacji, czy raczej stwarza trudności?
Programy komputerowe mają ulepszać komfort naszej pracy. Jeżeli tak nie jest, to warto zastanowić się, czy nie pora na wypróbowanie innego programu.
Dlaczego zarządca nieruchomości powinien o to zadbać
Krótko mówiąc, chodzi o odpowiedzialność zarządcy nieruchomości. Windykacja, która jest prowadzona źle lub opieszale może narazić zarządcę nieruchomości na odpowiedzialność cywilną względem wspólnoty mieszkaniowej. Wspólnota mieszkaniowa może wystąpić ze sprawą sądową o odszkodowanie od niedbałego zarządcy nieruchomości. Dlatego to takie ważne, aby do windykacji podchodzić w sposób odpowiedzialny.
