Mogłoby się wydawać, że nic prostszego, prawda? Odpalamy internet, w wyszukiwarce internetowej wpisujemy powierzchnie biurowe do wynajęcia/kupienia, przeglądamy wiele dostępnych ogłoszeń i gotowe.
Tyle w teorii. Praktyka pokazuje, że jest to o wiele trudniejszy proces. W tym artykule postaramy się podpowiedzieć, na jakie czynniki warto zwrócić uwagę, żeby być zadowolonym z wybranej powierzchni biurowej.
Przede wszystkim LOKALIZACJA
Bez wątpienia jest to kluczowy czynnik. Wybierając lokalizację naszej powierzchni biurowej warto wziąć pod uwagę kilka rzeczy. W zależności od charakteru działalności, którą prowadzimy będzie nam zależało albo na prestiżowym lokalu w centrum miasta, na przykład w biurowcu, albo przeciwnie na biurze w innych dzielnicach, bliżej kontrahentów, z którymi współpracujemy. Jeżeli zdecydujemy się na biurowiec, warto zadbać o to, by nasza firma była wyraźnie oznaczona, by klienci mogli bez problemu nas dostrzec. Z pewnością lokal położony w biurowcu w dobrej dzielnicy podniesie prestiż naszej firmy i zainteresowanie nią wzrośnie.
Odpowiednia lokalizacja to też taka, która ułatwi dostęp oraz dojazd pracownikom, ale oczywiście również klientom. Chodzi tu zarówno o dojazd samochodami, jak i komunikacją miejską czy też rowerem. Ważnym czynnikiem będzie również dostępność parkingu – czy to zewnętrznego, czy podziemnego. W dzisiejszych czasach zwłaszcza w centrum miast, gdzie nagromadzenie biur jest duże, dostępność parkingów jest mocno ograniczona. Jednak zapewnienie parkingu poprawi jakość życia i wydajność pracowników, ponieważ pozwoli im uniknąć stresu i utraty czasu straconego na poszukiwanie wolnych miejsc parkingowych. Będzie też już na starcie robić dobre wrażenie o naszej firmie u klientów.
Efektywność powierzchni i dodatkowe udogodnienia
Według wyliczeń, aby zapewnić wygodę pracy na każdego pracownika powinno przypadać 10 m2 powierzchni biurowych. Ważne jest wzięcie pod uwagę obecnego systemu pracy, ale też możliwość wprowadzania elastycznych zmian. Jeśli nasza firma potrzebuje sporo mniejszych gabinetów będziemy szukać powierzchni, które łatwo podzielić. Natomiast tryb pracy open space wymaga miejsca dobrze oświetlonego, wygodnego w ustawianiu biurek.
Dodatkowo coraz częściej czas w pracy spędzamy nie tylko w biurze, ale też w przestrzeniach socjalnych. Warto rozważyć, czy potrzebujemy powierzchni na pokój narad, kuchnię, recepcję, itp.
Ponieważ zależy nam też na dobrym samopoczuciu i wydajności pracowników warto zadbać o dodatkowe udogodnienia – całodobową ochronę, systemy alarmowe, zabezpieczenia przeciwpożarowe, klimatyzację, ścianki działowe, światłowód, monitoring. Być może w ofercie jest też usługa zarządzania powierzchniami biurowymi. Jakie są zalety takiego zarządzania dowiesz się z tego artykułu.
Aspekty finansowe i umowa najmu
Z pewnością warto pamiętać, że ponoszony koszt to nie tylko czynsz. To też opłaty eksploatacyjne i licznikowe, ale również koszty usług takich jak sprzątanie czy ochrona. Im bardziej nowoczesny budynek i im bliżej centrum tym koszt m2 będzie wyższy. Warto wybierać powierzchnie, których cena będzie optymalna dla naszych potrzeb i możliwości.
Końcowym etapem, ale z pewnością nie najmniej ważnym będzie podpisanie umowy najmu. Warto poświęcić naprawdę dużo czasu na analizę każdego jej punktu. Czasem warto skorzystać z pomocy prawnika. W końcu wiążące będą zapisy na piśmie, więc należy zadbać, by była ona czytelna oraz zabezpieczała nasze interesy.
To tylko niektóre czynniki, które warto wziąć pod uwagę. Jeśli już znaleźliśmy odpowiednie dla nas biuro warto skorzystać z usług firm oferujących zarządzanie powierzchniami biurowymi – zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.
