Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali, zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma obowiązek zwołać coroczne zebranie właścicieli lokali do końca pierwszego kwartału każdego roku. Należy tu wspomnieć, że spotkać się możemy z dwoma różnymi interpretacjami tego przepisu. Niektórzy uważają, że wystarczające jest ogłoszenie terminu zebrania do końca pierwszego kwartału, a samo zebranie może odbyć się w późniejszym terminie. Jednak dominującym stanowiskiem, do którego bezpieczniej się stosować, jest to, że zebranie powinno nie tylko zostać zwołane w I kwartale, ale również powinno się w tym terminie odbyć. Co jednak dzieje się, jeśli do zebrania nie zostanie zwołane w tym terminie? Czy grożą za to kary? Kto ponosi odpowiedzialność?
Obowiązek ustawowy – nie fakultatywny
Roczne zebranie właścicieli to obowiązek, a nie dobra wola zarządu lub zarządcy nieruchomości. Na zebraniu powinno zostać m.in. przedstawione:
- sprawozdanie finansowe z działalności zarządu lub zarządcy,
- plan gospodarczy na kolejny rok (budżet),
- propozycje uchwał np. dotyczących funduszu remontowego, inwestycji czy rozliczeń mediów.
Niezwołanie zebrania na czas może mieć poważne konsekwencje prawne i organizacyjne.
Konsekwencje niezwołania zebrania rocznego
1. Zarząd lub zarządca nieruchomości naraża się na odpowiedzialność cywilną
Brak zwołania zebrania może być uznany za nienależyte wykonywanie obowiązków. W przypadku zarządcy nieruchomości – może to prowadzić do wypowiedzenia umowy przez wspólnotę mieszkaniową – i to w trybie natychmiastowym. W przypadku zarządu właścicielskiego – może skutkować odwołaniem zarządu przez właścicieli.
2. Paraliż decyzyjny we wspólnocie
Brak zebrania to brak uchwał – a bez nich nie można np.:
- uchwalić planu gospodarczego,
- zatwierdzić sprawozdania finansowego,
- rozliczyć mediów czy inwestycji,
- przyjąć planu remontów.
W efekcie brakuje podstaw prawnych do wielu działań i wydatków w nowym roku.
3. Możliwość zwołania zebrania przez właścicieli
Jeśli zarządca nieruchomości nie zwoła zebrania, każdy z właścicieli lokali może sam je zwołać – na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy. W praktyce często kończy się to konfliktem i utratą zaufania do zarządcy. Należy tu jednak podkreślić, że w myśl przepisów prawa tak naprawdę właściciel lokalu może zawsze próbować zwołać takie zebranie.
4. Zagrożenie dla transparentności i nadzoru
Roczne zebranie to moment weryfikacji działań zarządu lub zarządcy. Brak zebrania może być odebrany jako próba ukrywania informacji lub uchylania się od odpowiedzialności – co może skutkować eskalacją napięć we wspólnocie.
5. Potencjalna interwencja sądu
W skrajnych przypadkach – np. gdy zarząd uporczywie unika zwoływania zebrań – właściciele mogą wystąpić do sądu o zmianę sposobu zarządzania lub ustanowienie zarządcy przymusowego.
