Osoba będąca w posiadaniu nieruchomości musi się liczyć z licznymi obowiązkami, bowiem bycie właścicielem budynku to nie tylko zyski z wynajmu. To również wiele powinności względem najemców, konieczność przeprowadzania regularnych przeglądów (sprawdź, jakie przeglądy są obowiązkowe w nieruchomościach komercyjnych: ZOBACZ) czy konserwacji. Oczywiście, jako właściciel nieruchomości możesz zajmować się tym wszystkim sam. Wszystko to pochłania jednak mnóstwo czasu oraz wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dlatego warto zlecić zarządzanie nieruchomością profesjonalnej firmie. Dzięki temu właściciel zostanie odciążony, a sam budynek będzie objęty należytym nadzorem.
Na czym polega zarządzanie nieruchomościami?
Zarządzanie nieruchomościami to takie podejmowanie decyzji i takie działania, które mają zapewnić poniższe sprawy konieczne:
- odpowiednia gospodarka ekonomiczno-finansowa nieruchomości
- właściwa gospodarka energetyczna
- bezpieczeństwo korzystania z nieruchomości
- utrzymywanie nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem w niepogorszonym stanie
- odpowiedzialne inwestowanie w nieruchomość.
Założenia zarządzania nieruchomościami
Zarządzanie nieruchomościami to proces długoterminowy i wymagający zaangażowania ze strony zarządcy. Bardzo ważna jest jakość świadczonych usług, które sprowadzają się do wypełnienia określonych celów, a wcześniej zdobycia koniecznych środków. Aby jeszcze bardziej doprecyzować pojęcie zarządzania, można powiedzieć, że zarządzanie nieruchomościami to doglądanie ich stanu technicznego i finansowego, ale także ciągłe ich ulepszanie tak, by podnosić ich wartość. Do wzrostu wartości nieruchomości w ogromnej mierze przyczynia się odpowiednie działanie procesu zarządzania. Sprawdź naszą ofertę zarządzania nieruchomościami: ZOBACZ.
Zarządca nieruchomości – wymagania i funkcja
Zarządca nieruchomości według aktualnych przepisów niekoniecznie musi posiadać licencję zawodową uprawniającą do realizowania tej pracy. Wystarczy do tego prowadzenie własnej działalności gospodarczej i posiadanie polisy OC, która pokrywałaby szkody wynikłe w sytuacji, gdy administrowanie nieruchomościami nie byłoby właściwe. Jednak zarządzanie nieruchomościami, jak zaraz wykażemy, wymaga naprawdę sporo umiejętności i jest zadaniem odpowiedzialnym. Z tego względu, aby dobrze wywiązać się z obowiązków, wskazane jest zdobycie licencji zarządcy nieruchomości.
Jego funkcja polega na pośredniczeniu między właścicielem nieruchomości a najemcami tak, by uzyskać porozumienie tych stron przy często rozbieżnych oczekiwaniach. Jako cel zarządcy stawiane jest wypracowanie jak najlepszej wydajności w eksploatacji danej nieruchomości. Aby poprawnie wykonywać swoje obowiązki, zarządca na początku powinien:
- zbadać stan techniczny obiektu
- przeanalizować status finansowy nieruchomości
- skontrolować jej sytuację prawną.
Plan zarządzania nieruchomościami – wykonywany przez dobrego zarządcę nieruchomości
Właściwe administrowanie nieruchomościami ułatwi też przygotowanie planu zarządzania nieruchomością. Oczywiście każdy budynek powinien mieć przygotowany taki plan indywidualnie. Zawiera on podstawowe informacje o stanie nieruchomości – jej stan prawny i techniczny, sposób zagospodarowania, ewentualne potrzeby remontowe. Analizuje rynek nieruchomości, finanse konkretnego miejsca, a także jego tzw. SWOT – mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Określa on wyznaczone założenia dla budynku, informacje skąd pozyska się na nie środki i termin wykonania prac wraz z potencjalnymi zagrożeniami.
Wykonanie takiego planu jest czasochłonne oraz wymaga wiedzy i doświadczenia. Pomaga on jednak zarządcy nieruchomości dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków. Choć nie jest wymagany prawem, to dobry zarządca nieruchomości poświęci czas na przygotowanie go. Pokaże to właścicielowi nieruchomości, że poważnie podchodzi on do swoich zadań.
Zarządca nieruchomości – zadania
Rola zarządcy nieruchomości to niełatwe zadanie. Dlaczego? Ponieważ wymaga od zarządcy bycia wszechstronnym oraz posiadania szerokiej wiedzy w wielu dziedzinach. Przede wszystkim zarządca musi być profesjonalistą w swoim zawodzie, a dodatkowo powinien mieć rozeznanie w takich obszarach jak finanse i księgowość, prawo, administracja czy wiedza techniczna.
Poniżej przedstawiamy podstawowe zadania zarządcy nieruchomości:
- realizacja założonego planu zarządzania
- prowadzenie księgowości
- kontrola obowiązkowej dokumentacji
- realizowanie przyjętego budżetu
- sporządzanie raportu z wykonania budżetu
- redukcja kosztów eksploatacji obiektu
- utrzymywanie nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym
- monitorowanie prac konserwacyjnych oraz remontowych
- analiza opłacalności inwestycji
- świadczenie usług doradczych
- opracowywanie i wdrażanie nowych celów
- pozyskiwanie środków na wprowadzanie przyjętych celów.
Zarządzanie i administracja nieruchomościami jakie to obowiązki
Powyżej umieszczone informacje są typowo techniczne, a jak to wygląda w praktyce? Zarządca nieruchomości na zlecenie wspólnoty mieszkaniowej odpowiada za stan techniczny budynku (elewacji, dachu, klatek schodowych, kotłowni, itd.) wraz ze znajdującymi się w nim instalacjami (takimi jak centralnego ogrzewania, gazowa, wodno-kanalizacyjna, wentylacyjna) i urządzeniami (np. winda). W związku z tym dba o wykonywanie przeglądów, modernizacji i napraw.
Zarządca nieruchomości jest też odpowiedzialny za wygląd otoczenia budynku, czyli terenów zielonych, chodników, parkingów, itp. Zleca i nadzoruje więc prace konserwacyjne lub odśnieżanie.
Administrowanie nieruchomościami obejmuje też dbanie o ciągłość umów z dostawcami mediów, tak by mieszkańcom nie brakowało wody, prądu, gazu, ciepła, a także by śmieci były wywożone na czas.
Obowiązkiem zarządcy nieruchomości jest też prowadzenie dokumentacji nieruchomości, np. książki obiektu budowlanego, dokumentacji technicznej oraz dokumentów finansowo-księgowych. Reprezentuje on też właściciela nieruchomości np. przed sądem.
Jeśli mamy na myśli zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi, to zakres obowiązków jeszcze wzrasta. Obejmuje wtedy również właściwe nadzorowanie najmu powierzchni. Pod tym pojęciem rozumiemy dbanie o to, by oferta takiej nieruchomości była konkurencyjna, a także by była interesująca dla najemców. Dzięki temu jak najwięcej powierzchni będzie zajętej. To również pilnowanie terminów kończących się umów, tak by mieć czas na negocjację ich przedłużenia. Ale także podpisywanie nowych umów i konstruowanie ich w sposób zabezpieczający prawa i obowiązki obu stron.
Czy zarządca nieruchomości to to samo, co administrator?
W potocznym języku tych słów używa się zamiennie, jednak nie jest to właściwe. Przede wszystkim rola zarządcy nieruchomości jest ściśle określona w polskim prawie, natomiast przepisy nic nie mówią o administratorze nieruchomości, jest to więc określenie potoczne.
Generalnie, jeśli chodzi o zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi, to zazwyczaj występuje tam zarządca nieruchomości. Administrator może pojawić się we wspólnocie mieszkaniowej. Jeśli wspólnota mieszkaniowa posiada zarząd właścicielski, to osoba pracująca na jej rzecz ma podobne obowiązki jak zarządca, ale nie może podpisywać żadnych umów ani reprezentować wspólnoty przed urzędami. Wtedy można mówić o administratorze. Jednak, jeśli wspólnota ma zarząd powierzony, wtedy posiada zarządcę nieruchomości wpisanego do aktu notarialnego. Taki zarządca ma prawo i obowiązek podpisywać umowy, a także reprezentować wspólnotę na zewnątrz. Jest to podstawowa różnica między zarządcą nieruchomości a administratorem.
Umowa właściciela nieruchomości z zarządcą
Firmy zarządzające nieruchomościami oferują różny zakres usług swoim klientom. Starają się dopasować do potrzeb i oczekiwań konkretnych właścicieli nieruchomości. Na etapie tworzenia i podpisywania umowy decyduje się o tym, jakie obowiązki i prawa powierzymy zarządcy nieruchomości.
W myśl ustawy o własności lokali, jeśli zarządca nieruchomości został powołany na podstawie art. 18, to przysługuje mu wykonywanie czynności zwykłego zarządu. Podpisując z nim umowę, możemy zdecydować się na poszerzenie albo ograniczenie jego możliwości działania. Można na przykład upoważnić go do wykonywania konkretnych czynności wykraczających poza zwykły zarząd, ale też można zastrzec, że podjęcie niektórych czynności zwykłego zarządu jest możliwe dopiero po uzyskaniu zgody wspólnoty mieszkaniowej. Po podpisaniu umowy również można podjąć takie działania i decyzje. Będzie wtedy do tego potrzebne przyjęcie stosownej uchwały przez członków wspólnoty mieszkaniowej. Pamiętajmy o tym, że bez takich pisemnych uzgodnień firmy zarządzające nieruchomościami mogą podejmować jedynie czynności zwykłego zarządu.
