Ustawa z 24 czerwca 1994 roku o własności lokali stanowi, że zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną, zobowiązany jest między innymi do zwoływania przynajmniej raz do roku, nie później niż w pierwszym kwartale tegoż roku, zebrania ogółu właścicieli lokali (art. 30 § 1 pkt 3). Jeśli nie zrobi tego w terminie, może go w tym wyręczyć jeden ze wspomnianych właścicieli. Takie zebrania wspólnoty mieszkaniowej są bardzo ważne, ponieważ pozwalają najemcom wspólnie kierować sprawami kluczowymi dla jej funkcjonowania. W ich trakcie podejmowane są decyzje dotyczące chociażby rocznego planu gospodarczego czy udzielenia absolutorium zarządowi lub zarządcy, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną.
Jak powinny wyglądać zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
Każde zebranie wspólnoty mieszkaniowej ma swój porządek obrad – jego przygotowaniem zajmuje się zarząd lub zarządca. W porządku tym powinny się znaleźć przede wszystkim trzy najważniejsze sprawy: przedłożenie sprawozdania z prac za miniony rok kalendarzowy, uchwalenie planu zarządzania nieruchomością w częściach wspólnych na rok bieżący oraz ocena działań zarządu lub zarządcy. W razie potrzeby porządek obrad można poszerzyć o dodatkowe punkty, właściciele lokali mogą też na każdym takim spotkaniu składać własne wolne wnioski, nad którymi następnie pochylają się wszyscy członkowie wspólnoty, jednak w pierwszej kolejności zawsze odbywa się głosowanie nad zaplanowanymi wcześniej uchwałami. Do zadań zarządu/zarządcy, poza organizacją zebrania wspólnoty mieszkaniowej, należy również powiadomienie każdego najemcy o jego zwołaniu na co najmniej tydzień przed terminem. Zawiadomienie powinno zostać złożone na piśmie i zawierać informacje o dokładnym czasie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Te kwestie także reguluje ustawa o własności lokali (art. 30 § 1 i 2).
Jak zorganizować zebranie wspólnoty mieszkaniowej w dobie pandemii?
Ustawa o własności lokali nie określa formy zebrań wspólnoty mieszkaniowej, przyjęło się jednak, że spotkania takie odbywają się stacjonarnie, czyli jako fizyczne zgromadzenie właścicieli lokali. Pandemia COVID-19 zmieniła nieco te zasady. Ze względu na sytuację epidemiczną i rządowe zalecenia zachowywania dystansu społecznego, zarządy i zarządcy wspólnot mieszkaniowych zaczęli organizować zebrania online, w których właściciele lokali mogą uczestniczyć zdalnie, za pośrednictwem komunikatorów lub specjalnie do tego celu stworzonych aplikacji. Cyfrowe głosowanie nad uchwałami ma taką samą moc prawną jak głosowanie tradycyjne, jednocześnie jest o wiele wygodniejsze dla jego uczestników, możliwe więc, że rozwiązanie to na stałe wpisze się w standard organizacji zebrań wspólnot mieszkaniowych.
