Zarząd każdej wspólnoty mieszkaniowej albo zarządca, któremu zarząd został powierzony ma obowiązek zwołać zebranie ogółu właścicieli danej nieruchomości do końca pierwszego kwartału danego roku. Zgodnie z ustawą o własności lokali powinność zwołania zebrania do 31 marca danego roku nie jest równoznaczna z koniecznością odbycia zebrania w tym terminie. Może się ono odbyć po zakończeniu pierwszego kwartału.
Jeśli zarząd lub zarządca nieruchomości nie wywiąże się z obowiązku zwołania zebrania, może to zrobić każdy członek wspólnoty, bez względu na ilość udziałów w nieruchomości wspólnej. Zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest bardzo istotne, ponieważ jest to podstawowa forma wpływu członków wspólnoty na sposób jej zarządzania oraz działania podejmowane w ramach nieruchomości wspólnej.
Informację o zebraniu rocznym zarząd lub zarządca powinien dostarczyć na piśmie każdemu właścicielowi lokalu przynajmniej tydzień przed terminem zebrania. Członkowie wspólnoty muszą otrzymać:
- pisemne zawiadomienie z datą, godziną oraz miejscem zebrania;
- projekty dokumentów przedłożonych na zebraniu (m.in. sprawozdanie zarządu z prac za poprzedni rok kalendarzowy czy roczny plan zarządzania nieruchomością wspólną na bieżący rok).
Zapewnienie właścicielom lokali powyższych materiałów pozwoli przeprowadzić zebranie szybko i rzeczowo.
Powyższa wiedza wynika z dobrej znajomości prawa. Sprawdź naszą ofertę obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych.
Jak powinno wyglądać zebranie WM?
Na początku należy wybrać w drodze głosowania przewodniczącego zebrania, a także protokolanta, który będzie zapisywał wnioski z zebrania. Przewodniczącym oraz protokolantem mogą zostać członkowie wspólnoty mieszkaniowej. Poniżej przedstawiamy porządek zebrania.
- Rozpoczęcie i zaprezentowanie celu spotkania.
- Wybór przewodniczącego oraz protokolanta.
- Przedstawienie sprawozdania zarządu lub zarządcy za poprzedni rok.
- Odczytanie projektów uchwał.
- Udzielenie głosu wnioskodawcom i członkom wspólnoty, a także dyskusja na temat uchwał.
- Przeprowadzenie głosowania.
- Wysłuchanie wolnych wniosków.
- Zamknięcie zebrania.
Na takim zebraniu ustalana jest m.in. wysokość funduszu remontowego. Zobacz, czym jest fundusz remontowy we wspólnotach mieszkaniowych.
Zebranie WM a pandemia
W trakcie trwania pandemii o możliwości zwoływania zebrań decydują aktualne reguły oraz ograniczenia, które są wprowadzane przepisami rozporządzenia Rady Ministrów. Decydują one o sposobności organizacji różnego rodzaju zebrań, a także o maksymalnej liczbie osób mogących wziąć udział w takim spotkaniu. A więc zorganizowanie przez wspólnotę zebrania rocznego w formie tradycyjnej jest możliwe pod warunkiem, że pozwalają na to aktualne przepisy.
Z reguły zebranie roczne powinno mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. przy pomocy poczty elektronicznej. Jednak problemem nie jest przeprowadzenie takiego spotkania w formule hybrydowej, tzn. tak, by część uczestników wzięła osobisty udział w zebraniu (w liczbie dozwolonej przez obowiązujące regulacje), a część przy pomocy urządzeń komunikacji zdalnej, które przekazują obraz i dźwięk.
Oddanie ważnego głosu w takiej formule może nastąpić za pomocą poczty elektronicznej lub programu do obsługi wspólnot, w którym każdy właściciel ma przypisane konto. Istnieje także możliwość oddania głosu w formie pisemnej z wykorzystaniem skrzynki kontaktowej wspólnoty.
Podsumowując, roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej powinno zostać przeprowadzone nawet w trakcie pandemii. Zarząd lub zarządca, który nie organizuje zebrania, argumentując to pandemią, działa niezgodnie z ustawą.
