Coraz lepiej rozumiemy, jak ważna jest prawidłowa komunikacja w różnych dziedzinach życia. Wspólnoty mieszkaniowe Warszawa i kraj często muszą jeszcze popracować nad tą dziedziną swojego funkcjonowania. Z pewnością nie jest to proste, gdyż wspólnoty rządzą się swoimi prawami. Przede wszystkim spotykają się w nich spore grupy różnych osób o różnych charakterach, potrzebach i możliwościach finansowych. Niestety, często administratorzy wspólnot mieszkaniowych Warszawa i inne miasta kierują się przestarzałymi schematami – komunikują się w sposób oschły i typowo urzędniczy. Zdarza się, że są to osoby bardzo skuteczne w pracy, jednak nieco pozbawione empatii, która jest niezmiernie ważna do właściwej komunikacji z mieszkańcami. Jak można to poprawić?
Jak powinna wyglądać komunikacja we wspólnocie mieszkaniowej?
Administracja wspólnot mieszkaniowych Warszawa i Polska powinna dążyć do tego, by jej komunikacja z mieszkańcami była otwarta, regularna, częsta, otwarta oraz empatyczna. Obsługa wspólnot mieszkaniowych nie powinna traktować właścicieli lokali z pozycji wyższego.
Chyba najczęściej zarząd lub zarządcy komunikują się z mieszkańcami poprzeć wydrukowane informacje umieszczane na drzwiach lub tablicach informacyjnych. (O tym, jak zawiadamiać o zebraniach, dowiesz się z tego artykułu). Należy zadbać, by była to informacja przejrzysta oraz przyjazna. Chodzi o to, by mieszkańcy nie czuli się wykonawcami poleceń „góry”. Czasem zdarza się, że ktoś do wspólnoty mieszkaniowej zadzwoni. Często jest to spowodowane jakimiś problemem. Wtedy dzwoniącemu towarzyszą duże emocje. Kluczowe jest więc to, by administrator nieruchomości Warszawa lub inny umiał łagodzić napięcia i rozmawiał na profesjonalnym poziomie. Jeśli chodzi o komunikację mailową to powinna być ona szybka i sprawna.
Aby budować dobre relacje z mieszkańcami, a także zwiększać zaufanie do zarządu można rozważyć organizowanie częstszych spotkań niż wymagane roczne zebranie (o nim można przeczytać tutaj), zastosowanie kanałów lub mediów społecznościowych czy przystępnej strony internetowej. Może niezłym rozwiązaniem byłoby zorganizowanie czasu spędzonego razem w swobodnej atmosferze np. ogniska?
A co, jeśli pojawi się jakaś kryzysowa sytuacja? Choć to niełatwe kluczowe może okazać się zachowanie spokoju. W pierwszej kolejności należy ustalić, co jest przyczyną problemu. Jeśli wina leży po stronie administracji bardzo wskazane jest szczere przyznanie się do błędu. Niemniej ważne jest wyjaśnienie, jak zamierza się naprawić sytuację. Można przy tym zapytać, jakie rozwiązanie byłoby preferowane przez mieszkańców. Chodzi o to, by poczuli oni, że ich opinia jest ważna.
Co daje odpowiednie komunikowanie?
Brak odpowiedniej komunikacji tworzy barierę i brak zrozumienia dla podejmowanych działań. Może się nawet okazać, że zarządca nieruchomości Warszawa działa niesamowicie sprawnie, ma wiele sukcesów, jednak bez komunikacji mieszkańcy mogą po prostu o tym nie wiedzieć. Paradoksalnie uznać mogą, że nie robi on nic. Należy więc regularnie informować właścicieli lokali o podejmowanych działaniach. I nie mamy tu na myśli regularnie, czyli raz w roku, a zdecydowanie częściej. Brak informacji może doprowadzić do plotek, oskarżeń czy domysłów.
Właściwa komunikacja tworzy przyjazną atmosferę, dobre relacje z właścicielami lokali, a także wzajemne zaufanie. Pomaga też szybciej zażegnać kryzysy, które prędzej czy później na pewno się przydarzą.
To tylko kilka podpowiedzi, którymi kierujemy się podczas komunikacji z mieszkańcami nieruchomości, jakimi zarządzamy. Jeśli chcą Państwo sprawdzić to w praktyce zachęcamy do kontaktu z nami.
