Jaka korespondencja e-mailem, a jaka nie?
Administrowanie wspólnotami mieszkaniowymi wymaga tworzenia różnej formy korespondencji. Jaki jest zazwyczaj cel takich pism? Nazwalibyśmy to fachowo oświadczeniem woli, które ma doprowadzić do określonego skutku: zawarcia umowy, złożenia zamówienia czy wykonania pracy. Dla niektórych oświadczeń woli prawo w Polsce określa obowiązek złożenia ich w określony sposób (np. pisemnie bądź notarialnie). Forma notarialna jest np. wymagana do ustanowienia pełnomocnika do sprzedaży mieszkania – sporo na ten temat można przeczytać w tym artykule. Jeśli nasza korespondencja nie jest jednak określona takimi obostrzeniami to jak najbardziej wystarczające będzie wysłanie wiadomości e-mail. Są sytuacje, kiedy skorzystanie z poczty elektronicznej będzie wygodne i praktyczne. Będą to zazwyczaj kontakty z mieszkańcami (oczywiście, jeśli posiadają oni adres e-mail i będą chcieli korzystać z tej formy kontaktu), korespondencja z firmami zewnętrznymi czy też korespondencja z dostawcami mediów, itd.
Co jednak wtedy, gdy zarządca nieruchomości Warszawa lub inne miasto musi wysłać pismo w formie określonej przepisami? Czy wtedy jest możliwość zrobić to mailowo?
Okazuje się, że mogą z tym być poważne problemy. Zazwyczaj będzie to niemożliwe. Wynika to z art. 78(1) ust. 1 kodeksu cywilnego, który brzmi:
„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
Nie ma co ukrywać, że posiadanie takiego elektronicznego podpisu nie jest w Polsce zbyt popularne. Jeśli jako wspólnota mieszkaniowa Warszawa lub inna nie posiadamy podpisu elektronicznego to nie będziemy mogli wysłać za pomocą maila żadnego pisma, które według ustawodawcy musi być złożone w określonej pisemnej, podpisanej formie.
A co z postępowaniem sądowym?
Zarządcy nieruchomości Warszawa i nie tylko niestety nieraz muszą wystąpić z jakimś pismem do sądu (np. aby zlicytować mieszkanie dłużnika – więcej na ten temat pisaliśmy tutaj). Generalnie sądy w Polsce nie są przygotowane do odpowiedniego postępowania z korespondencją mailową i taka forma kontaktu z sądem nie jest zbyt popularna ani zalecana. Dodatkowo przepisy w Polsce stanowią, że każde pismo procesowe musi zawierać podpis strony lub jej pełnomocnika/przedstawiciela. Oznacza to w praktyce niemożność złożenia ich za pośrednictwem e-maila. (Wyjątek stanowi tu tzw. elektroniczne postępowanie upominawcze, ale to temat na inny artykuł).
Czasem już podczas procesu chcielibyśmy powołać się na korespondencję mailową jako dowód w sprawie. Jak najbardziej jest to dopuszczalne, jednak będziemy musieli udowodnić, że wysłana przez nas wiadomość faktycznie została dostarczona do strony przeciwnej. Biorąc pod uwagę konflikt interesów i potencjalną niechęć drugiej strony do współpracy warto rozważyć kwestię tego, czy kluczowej dla sprawy korespondencji nie warto jednak wysyłać pocztą poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Skuteczny zarządca nieruchomości Warszawa wie w jaki sposób wysyłać poszczególne pisma. Polecamy Państwu skorzystanie z naszych usług.
