Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) to dokument, który określa obszar prawny przetwarzania danych osobowych w Europie. Weszło ono w życie 25 maja 2018 roku.
Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną, podlega więc przepisom o ochronie danych osobowych, które regulowane są właśnie przez RODO. Wspólnota musi mieć dostęp do informacji o jej uczestnikach w takim zasięgu, który będzie umożliwiał odpowiednie jej funkcjonowanie.
Kiedy powstaje wspólnota mieszkaniowa, automatycznie staje się ona administratorem danych osobowych właścicieli i jest upoważniona do ich przetwarzania. W sytuacji, gdy wspólnota powierza zarząd podmiotowi zewnętrznemu, czyli zarządcy, to wtedy procesorem (podmiotem przetwarzającym dane osobowe) staje się zarządca. Jednak administratorem danych nadal pozostaje wspólnota. Upoważnia ona zarządcę do gromadzenia i przetwarzania informacji o mieszkańcach, ale jedynie w zakresie, który określa umowa.
We wspólnocie mieszkaniowej dane osobowe dotyczą danych o uczestnikach wspólnoty, najemcach lokali usługowych (jeśli takie znajdują się w budynku wspólnoty) oraz kontrahentach.
Obowiązki administratora danych osobowych we WM
Wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych osobowych ma obowiązek przekazać informację o celu, formie oraz zakresie przetwarzania tych danych łącznie z przedstawieniem podstawy prawnej. Poza tym musi kierować się regułą minimalizacji danych. Na czym ona polega? Otóż zbierane dane osobowe muszą być ograniczone do celów, w jakich są przetwarzane, a czas przechowywania ich nie powinien być dłuższy niż to niezbędne. Administrator ma również obowiązek zabezpieczenia zgromadzonych informacji. Można wyróżnić trzy rodzaje takich zabezpieczeń:
- organizacyjne (wewnętrzne procedury przetwarzania danych)
- fizyczne (m.in. szafki na zamek)
- informatyczne (np. programy antywirusowe).
Kolejnym obowiązkiem jest nieujawnianie danych kontaktowych członków wspólnoty, numerów kont bankowych lub zużycia mediów w lokalach. Natomiast można udostępniać informacje o dłużnikach – ich dane oraz wysokość zadłużenia.
Prawo mieszkańca WM do kontroli dokumentacji
Członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają prawo do skontrolowania dokumentacji związanej z zarządzaniem daną nieruchomością. Mogą oni zażądać wglądu do dokumentów, a nawet otrzymania ich kopii. Jakie dokumenty można udostępniać właścicielom lokali? To m.in. umowy, uchwały, regulaminy (dowiedz się więcej o regulaminie WM), faktury, kosztorysy, rozliczenia czy informacje o zadłużeniach pozostałych mieszkańców. Niedozwolone jest natomiast okazywanie kopii aktów notarialnych, wyciągów bankowych, danych kontaktowych członków WM czy informacji o zużyciu mediów w lokalach. A co zrobić, gdy po kontroli dokumentów okaże się, że zarząd lub zarządca działa nie tak jak powinien? Sprawdź w jednym z naszych artykułów.
Zobacz, jakie inne prawa posiadasz jako członek WM.
Kary za naruszenie RODO
Za nieodpowiednie przetwarzanie danych osobowych grożą wysokie kary pieniężne. Mogą być one nałożone na administratora danych, czyli na wspólnotę mieszkaniową, jak również na podmiot przetwarzający, czyli na zarządcę. Maksymalna wysokość takiej kary wynosi aż 20.000.000 EURO.
