Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi Warszawa i nie tylko to również tworzenie, przechowywanie oraz aktualizowanie dokumentacji wspólnoty. Czyj to obowiązek? Jakie dokumenty powinny być przechowywane przez wspólnoty mieszkaniowe Warszawa i kraj?
Kto jest właścicielem dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej?
Tutaj odpowiedź jest dość oczywista i prosta. To wspólnota mieszkaniowa jest właścicielem dokumentacji. Co za tym idzie, każdy członek wspólnoty mieszkaniowej ma prawo do wglądu we wszystkie dokumenty. Nie można więc żadnemu właścicielowi lokalu odmówić dostępu do dokumentów, przepisy RODO również nie mogą być podstawą do takich działań.
To również właściciele lokali decydują o tym, gdzie dokumentacja ma być przechowywana i co ma się z nią dziać. Robią to poprzez podjęcie odpowiednich uchwał.
Na kim spoczywa obowiązek sporządzania i przechowywania dokumentacji?
Sporządzenie i przechowywanie dokumentów wspólnoty mieszkaniowej to obowiązek zarządu. Jak już wyjaśnialiśmy na naszym blogu, zarząd może być właścicielski lub powierzony. Tak więc za dokumentację odpowiada albo zarząd złożony z wybranych właścicieli lub zatrudniony zarządca. Ponieważ jednak właścicielem dokumentacji jest wspólnota mieszkaniowa jako całość, to ani zarząd, ani zarządca nie mają pełnej swobody w rozporządzaniu dokumentami. Nie mogą jej przetrzymywać lub samodzielnie decydować o tym, gdzie ją przechowywać lub komu udostępniać.
Zazwyczaj wspólnoty mieszkaniowe Warszawa i inne na miejsce przechowywania dokumentacji wybierają siedzibę zarządu lub zarządcy. Umożliwia to im bowiem sprawne zarządzanie nieruchomością wspólną.
Jakie dokumenty należy posiadać?
Poza sporządzeniem i przechowywaniem dokumentacji przez zarząd/zarządcę prawo nakłada na nich również obowiązek aktualizowania jej lub nawet odtworzenia jej, jeśli występują jakieś braki. Należy więc wiedzieć, jakie dokumenty należy posiadać.
- Protokół przejęcia nieruchomości i dokumentacji
Zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej powinien przy obejmowaniu swojej roli sporządzić protokół przejęcia. Należy w nim ująć strony, dokładny opis nieruchomości – wraz z jej stanem technicznym, a także otrzymane dokumenty.
- Dokumentacja budowlana
Są to szeroko rozumiane dokumenty związane z budową, a więc: pozwolenie na budowę, projekt budowlany, protokoły odbiorów, dokumenty geodezyjne, itd.
- Dokumentacja powykonawcza
Po wykonaniu jakichś zmian na nieruchomości niezbędne jest posiadanie dokumentów budowy z naniesionymi zmianami oraz geodezyjnymi pomiarami po wykonaniu prac budowlanych.
- Książka obiektu budowlanego
Wpisuje się do niej przeprowadzone kontrole, a także przebudowy i większe remonty. Należy do niej dołączyć protokoły z przeprowadzanych przeglądów wymaganych prawem.
- Spis właścicieli i ich udziałów
Zarząd/zarządca nieruchomości Warszawa powinni prowadzić spis właścicieli, a także na bieżąco go aktualizować. W tym celu mają prawo wymagać od właściciela okazania aktu notarialnego. Nie mają jednak prawa wymagać posiadania kopii takiego aktu.
Zarządzanie wspólnotami Warszawa wymaga więc dobrego zorganizowania, a także zachowywania porządku w dokumentach. Dla doświadczonego zarządcy nieruchomości Warszawa to nic trudnego. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.
